Institusionalisasi PPID Partai NasDem

KOORDINASI DAN KONSOLIDASI RUTIN PPID KEPADA PPID PELAKSANA BAIK SECARA TEKNIS DAN SUBTANSI, DALAM PELAYANAN INFORMASI PUBLIK DPP PARTAI NASDEM meliputi:

1.   PENYIMPANAN INFORMASI:

·        Pengelolaan arsip:

mengelola arsip informasi publik dengan sistematis, baik secara fisik maupun digital, sehingga informasi mudah diakses dan terjamin keamanannya.

·        Pengelompokan data:

mengelompokkan informasi berdasarkan kategori yang memudahkan pencarian dan penggunaan kembali, seperti berdasarkan jenis dokumen, tahun, atau jenis layanan.

2.    PENDOKUMENTASIAN INFORMASI:

·        Pencatatan sistematis: mencatat dan mendokumentasikan semua informasi yang dihasilkan oleh instansi, termasuk kegiatan, kebijakan, dan keputusan yang diambil

·        Penggunaan teknologi: memanfaatkan teknologi informasi untuk mendokumentasikan dan menyimpan data secara digital, yang memudahkan akses dan pengelolaan.

Sistem informasi dokumentasi:

Terdapat sistem workgroup Network/Cloud Storage atau Cloud (Penyimpanan Awan) yang digunakan untuk mendokumentasikan dan menyimpan data dan informasi, dengan bukti entri data (Indeks Arsip) yang dilakukan secara berkala.

3. PENYEDIAAN INFORMASI:

·        Penyediaan akses informasi: menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh publik sesuai dengan ketentuan perundang-undangan, termasuk informasi yang secara proaktif & terbuka atas informasi yang di butuhkan publik

·        Penyusunan daftar informasi: menyusun dan mempublikasikan daftar informasi publik yang tersedia, termasuk informasi yang wajib diumumkan secara berkala, serta mekanisme untuk mengaksesnya.

4.    PELAYANAN INFORMASI PUBLIK:

·        Layanan permohonan informasi: mengatur dan melaksanakan prosedur penerimaan, pencatatan, dan pemrosesan permohonan informasi dari masyarakat.

·        Penyediaan sarana informasi: menyediakan sarana dan prasarana yang memadai untuk pelayanan informasi, seperti website, meja layanan informasi, atau pusat informasi di Ruang PPID NasDem.

·        Koordinasi antar unit: mengoordinasikan unit-unit terkait dalam instansi untuk memastikan kelancaran penyediaan informasi yang diminta oleh masyarakat, termasuk konsolidasi informasi dari berbagai sumber internal.

INFORMASI PUBLIK:

1.   BUKTI PENYIMPANAN INFORMASI

·        Arsip fisik dan digital: bukti pelaksanaan aktivitas dalam mengoordinasikan dan mengonsolidasikan proses penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan pelayanan informasi publik:

·        Terdapat rak penyimpanan arsip fisik yang rapi dan sistematis dengan label yang jelas, serta adanya database digital yang berisi indeks informasi terstruktur dan di-backup secara berkala.

-         dokumen: inventory list arsip fisik, index arsip sistem pengelolaan dokumen digital, dan laporan backup data. workgroup Network/Cloud Storage,

2.   LAPORAN PENDOKUMENTASIAN KEGIATAN:

Laporan kegiatan yang mendokumentasikan acara, rapat, atau

keputusan yang diambil oleh PPID Partai NasDem, lengkap dengan foto, notulen, dan dokumen terkait.

3.   BUKTI PENYEDIAAN INFORMASI

Publikasi informasi berkala:

informasi yang disediakan di website ppid partai nasdem, seperti : Kegiatan-kegitan (Acara DPP Partai NasDem), laporan keuangan, daftar informasi Publik, Peraturan-peraturan, pengumuman penting lainnya yang diupdate secara berkala. yang menampilkan informasi publik terbaru dan daftar informasi yang diumumkan secara update.

4.   DAFTAR INFORMASI PUBLIK:

Dokumen yang berisi daftar informasi publik yang dapat diakses oleh masyarakat, beserta prosedur permintaan informasi. 

Yang memuat daftar informasi publik dalam bentuk Website PPID Partai NasDem yang dipublikasikan kepada masyarakat.

5.   BUKTI PELAYANAN INFORMASI PUBLIK

·        Rekapitulasi permohonan informasi: rekapitulasi permohonan informasi yang diterima, diproses, dan diselesaikan, beserta dokumen tanggapan atau jawaban yang diberikan kepada pemohon. contoh dokumen: rekapitulasi permohonan informasi, contoh surat tanggapan,dan log Book permohonan informasi dari Publik maupun intenal Partai NasDem.

·        Pusat layanan informasi:  Arsip atau dokumentasi dari pusat layanan informasi di Bag. Informasi dan Dokumentasi Partai NasDem (Sekretariat DPP Partai NasDem), lengkap dengan fasilitas yang tersedia seperti komputer untuk akses informasi serta Desk Pelayanan Informasi  yang siap melayani